悪いのは人ではない

組織マネジメントの専門家で株式会社識学の代表取締役をされている安藤広大氏をご存じでしょうか?安藤氏は、経営者や管理職など人の上に立つ人に対して、人は、易いほうに流れていくという『性弱説』を前提として、

業務の仕組化

をしなければいけないとおっしゃっています。

悪いのは人ではなく仕組み

その仕組みを作るのが、リーダーの仕事だそうです。例えば

『この書類を、なるべく早く完成させて下さい』

という指示はNGです。【なるべく早く】の締め切りの感覚が人それぞれ違うからです。すぐ取り掛かって1時間以内で仕上げるという感覚の人、午前中に間に合えばいいだろうと今の仕事が片付いてから取り掛かる人、今日中に完成すればいいと思う人等々・・・。確かに人によって違いますね。それを

属人化

と言います。できるだけ属人化しないで誰でも達成できるための仕組みが必要なのだそうです。

部下に対して、『仕事が遅い!まだできないのか!?』とイライラする前に

そもそも自分の出した指示が的確だったかどうか

を疑わなければいけないのだそうです。『2時間以内に完成させてください。1時間半後に一度進捗状況を聞かせてください』という指示をしていれば、1時間半後に2時間で間に合いそうかどうかも確認できますし、指示を出されたほうも他の仕事との時間配分がしやすくなりますね。

他にも『気を利かせて』『気合を入れてがんばれ』なども属人化になりそうな言葉だそうです。

『今日は暑いので来客の5分前にはエアコンの温度を2℃下げてください』『今日は昨日より3件多く訪問してください』

わかりやすい数字を交えて指示する

ほうが、誰にでも伝わりますし、得たい結果に近づきます。

これは、上に立つ人だけでなく、指示を受ける側も持っていたほうがいい思考ではないかと思いました。仕事は自分自身をきちんと管理(マネージメント)できる人が成長も早そうですし、自分に甘くならないように、上司から曖昧な指示が来たら、『締め切りは何時ですか?』と聞いてみる。

『今日も頑張ります!』ではなくて、『今日はいつもより3件多く訪問します!』と宣言するほうが、いいプレッシャーをかけられます。

自分への約束を守ることで、自分自身への達成感(自信)にもつながります。やっぱり

仕事はやらされるより、自分で決める方が楽しい

ですね!私も仕組化に取り組みます!

最後までお読みいただきありがとうございました。

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